La procédure électorale, dont la durée s’élève à 150 jours, est donc susceptible de débuter dès le 11 décembre 2015.

L’information ci-dessous a trait à l’outil – l’e-Box – qui sera utilisé par le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale (SPF ETCS) pour leur communiquer les codes d’accès à l’application web des élections sociales ainsi que les données et documents indispensables à ladite procédure. Elle précise les démarches que les entreprises doivent effectuer afin d’avoir accès à l’e-Box.

L'e-Box et application web des élections sociales
Au cours des élections sociales des années 2008 et 2012, le SPF ETCS a mis à la disposition des entreprises une application web. Cette application permet aux entreprises d’envoyer, par voie électronique, au SPF ETCS et/ou aux organisations représentatives de travailleurs, les documents et statistiques tels que prévus par la loi.

Pour les élections sociales qui se dérouleront en 2016, cette application sera également mise à la disposition des entreprises avant le début de la procédure (en l’occurrence, dans le courant du mois de novembre 2015).

Une nouvelle fonctionnalité sera offerte par l’application web à l’occasion des élections sociales de 2016.

Ainsi, jusqu’à présent, l’application permettait aux entreprises de remplir les obligations suivantes :
-          compléter dans l’application les données administratives et statistiques destinées au SPF ETCS ;
-          communiquer (par voie de téléchargement) les fiches (pré-)électorales aux organisations représentatives de travailleurs;
-          communiquer (par voie de téléchargement) le procès-verbal des élections aux organisations représentatives de travailleurs et au SPF ETCS;

En 2016, l’application permettra également aux organisations représentatives de travailleurs de déposer, par voie électronique, les listes de candidats. Il sera donc possible à l’employeur :

-          de réceptionner électroniquement les listes de candidats introduites par voie électronique par les organisations représentatives de travailleurs.

Les codes d’accès (numéro de dossier et mot de passe) indispensables pour pouvoir se connecter dans l’application seront désormais envoyés aux entreprises via l’e-Box de la sécurité sociale.

L’e-Box ? L’e-Box est une boîte aux lettres électronique sécurisée, utilisée par les institutions de la Sécurité sociale afin d’adresser des documents, informations et autres instructions aux entreprises.

Pourquoi utiliser l’e-Box ? L’e-Box présente de nombreux avantages :  

-         les envois sont effectués via un canal sécurisé;
-         les envois sont directement orientés vers leur destinataire final (en l’occurrence, la personne responsable des élections sociales);
-         les envois sont conservés durant toute la durée de la procédure électorale de sorte que les informations (ex. numéro de dossier, mot de passe, brochure, ...) peuvent être consultées à tout moment (pas de risque de perte);
-         le responsable des élections sociales pour l’entreprise peut, à tout moment, vérifier qu’il n’a pas oublié une étape de la procédure.

Quelles informations seront transmises via l’e-Box dans le cadre des élections sociales ?

-           les codes d’accès (numéro de dossier et mot de passe) pour se connecter à l’application web;
-           les brochures explicatives et documents informatifs divers;
-           les rappels et instructions utiles lors du passage d’une phase de la procédure électorale à l’autre.

Comment s’enregistrer sur le site portail et activer l’e-Box de l’entreprise ?

-    Si votre entreprise dispose déjà d’une e-Box active, il n’y a rien à faire à ce stade (la suite des instructions sera communiquée en mai 2015);
-    Si votre entreprise n’est pas encore enregistrée sur le portail de la sécurité sociale, il convient de vous enregistrer et de suivre la procédure.

Lorsque votre entreprise est enregistrée, le gestionnaire d’accès principal (responsable accès entité) reçoit pour l’entreprise un nom d'utilisateur et un mot de passe avec lesquels il pourra se connecter pour la première fois au portail. Il pourra ensuite, via l’application ‘Gestion des Accès’, donner accès aux documents relatifs aux élections sociales dans l’e-Box de l’entreprise aux personnes concernées dans l’entreprise.

Qui a la possibilité d’activer un e-Box ? Un e-Box est disponible à condition que l’entreprise (entité juridique) soit enregistrée sur le site portail de la sécurité sociale.

Une entité juridique ne doit s’enregistrer qu’une seule fois sur le site portail et ce, même si elle est constituée de plusieurs unités techniques d’exploitation au sens de la législation sur les élections sociales.

De plus amples informations sur l’enregistrement et l’activation de l’e-Box sont disponibles sur le portail de la Sécurité sociale.

Et après ?
La présente information décrit la première étape à réaliser, d’ici au mois de mai 2015, afin d’avoir accès au canal de communication que constitue l’e-Box.
En mai 2015, de plus amples renseignements seront communiqués afin de préciser les spécificités d’utilisation de l’e-Box pour la procédure électorale des élections sociales proprement dite. 

Les questions spécifiquement relatives à cette procédure électorale des élections sociales peuvent être adressées à l’adresse suivante : elections.sociales@emploi.belgique.be



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