E-archivage : des avancées en cours

La crise provoquée par le COVID-19, caractérisée par une augmentation considérable du travail à distance, rappelle à quel point la digitalisation est indispensable pour permettre aux entreprises de poursuivre leurs activités efficacement. Dans ce contexte, pour les opérations nécessitant un haut niveau de sécurité juridique, les entreprises doivent pouvoir bénéficier d’alternatives électroniques offrant la même sécurité juridique que leurs équivalents papiers. Des services dits ‘de confiance’ permettent de répondre adéquatement à ce besoin de sécurité juridique.


Amélie Wuillaume, COMPETENCE CENTRE DIGITAL ECONOMY & INNOVATION
10 May 2021

Le cadre juridique pour ces ‘services de confiance’ (signature électronique, horodatage électronique, recommandé électronique…) a été déterminé par le Règlement Européen eIDAS  (910/2014). Cependant, ce règlement ne couvre pas la conservation des données et des documents. C’est donc la loi belge du 21 juillet 2016 qui a complète celui-ci en prévoyant un cadre juridique général pour l’archivage électronique en Belgique.

Un service d’archivage électronique est « un service de confiance (…) qui consiste en la conservation de données électroniques ou la numérisation de documents papiers, et qui est fourni par un prestataire de services de confiance au sens du règlement eIDAS ou qui est exploité pour son propre compte par un organisme du secteur public ou une personne physique ou morale. » (art. I.18, 17° du CDE).

Selon cette définition, l’archivage peut être réalisé par un prestataire de service ou en « interne » (personne physique/morale qui exploite pour son propre compte un service d'archivage électronique). Tant les archives ‘internes’ que les services d’archivage électronique livrés par des prestataires externes pourront selon cette loi obtenir un statut ‘qualifié’ et, de ce fait, bénéficier d’une présomption d’intégrité et de conformité. En d’autres termes, une fois ces archives ou procédures « qualifiées », une entreprise ne devra pas en prouver l’authenticité ni l’intégrité.

Pendant des années, néanmoins, les conditions auxquelles les systèmes d’archivage électronique devaient satisfaire pour être considérés comme étant ‘qualifiés’ n’était pas clairement définies, empêchant le marché de commencer à se développer.

Des avancées importantes ont cependant été réalisées sur ce point ces derniers mois. En effet, en mars dernier, le schéma de certification pour l’archivage électronique qualifié, déterminant les conditions à respecter pour être certifié comme étant une archive électronique qualifié, a été finalisé par le SPF Economie.

Sur base de ce schéma, il est dorénavant possible pour certains organismes (‘Conformity Assessment Bodies’ ou CAB’s) d’analyser les systèmes d’archivage des entreprises ou des prestataires de services de confiance électronique (les ‘document service providers’) et de les certifier.

Une dernière étape doit cependant encore être accomplie: les CAB’s (comme par exemple EY ou KPMG en Belgique) doivent obtenir une accréditation auprès d’un organisme national d’accréditation ad hoc (BELAC pour la Belgique). Une fois cette accréditation obtenue, ces CAB’s pourront ainsi répondre à la demande d’audit de toutes les entreprises souhaitant obtenir le statut « qualifié » pour leur système d’archivage électronique.

Voilà des avancées concrètes qui vont sans aucun doute permettre aux entreprises de poursuivre leur développement digital…

Vous voulez en savoir plus ? N’hésitez pas à vous inscrire au webinaire Pourquoi l’e-archivage est important pour votre entreprise, organisé le 15 juin de 13h à 14h30 par la FEB et Agoria via TEAMS.

Programme :

• Introduction générale – Bart Meert (Agoria) & Edward Roosens (FEB)
• Contexte et aspects juridiques – Beatrice Vanden Abeele (Agoria)
• Etat des lieux de l’e-archivage : Avancées et certification – Marc Wouters (SPF Economie)
• Schéma de certification et implications – Dirk Timmerman (KPMG) en Cristof Fleurus (EY)
• Implications liées au travail – Annick Hellebuyck (FEB) & Jos Gijbels (USS)
• Q&A

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